Помощник руководителя в Family office

Должность: помощник руководителя / помощник в Family office (не удаленка)

Требуемый опыт работы: 3–6 лет

Полная занятость, полный день. Присутствие в офисе.

Family office: Руководитель (Акционер), 4 сотрудника, постоянно находящиеся в офисе.

Функционал:

1. Выполнение личных поручений Руководителя (личные покупки, билеты на мероприятия, бронирования ресторанов и т.д.), контроль важных дат и напоминания Руководителю; поручения, касающиеся членов семьи Руководителя.
2. Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ пропусков, канцтоваров, воды, покупка фруктов, взаимодействие с администраторами здания и т.д.), организация встреч в офисе, прием гостей.
3. Обеспечение документооборота офиса (отслеживание передачи документов, общение с водителями, курьерами), сканирование, форматирование документов при необходимости.
4. Ведение архива документов офиса (поддержание в порядке большого объема документов, составление реестров).
5. Планирование и организация командировок Руководителя и сотрудников FO (редко).
6. Переводы документов (русский/ английский) (по мере необходимости).
7. Отправка и получение корреспонденции на Почте России (2 раза в неделю), в рамках рабочего дня.
8. Рабочая поддержка и взаимодействие с сотрудниками Family office:

С юристом: заказ документов/справок на гос. услугах, обращения в гос. органы (направить, позвонить), отправка корреспонденции, поиск общедоступной информации;

С Финансовым отделом: заполнение отчетов по расходам, формирование папок и хранение фин. отчетов/ документов;

С Тревел-менеджером (важно!): оформление авиабилетов, ж/д билетов, помощь в организации путешествий Руководителя и его семьи, логистики, заказы/ брони отелей, ресторанов, трансферов, взаимодействие с агентами по вопросам оформления виз, паспортов (под руководством Тревел-менеджера).

1. Финансовая отчетность по тратам в конце каждого месяца (касса офиса).

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы в качестве личного (персонального) ассистента / секретаря руководителей высокого уровня/первых лиц компаний.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Английский язык – свободный (переписка, телефонные звонки, перевод документов).
• Внимательность, аккуратность, пунктуальность.
• Коммуникабельность, тактичность и доброжелательность.
• Строгое соблюдение конфиденциальности.

Условия работы:

• Работа в Family office (лично с акционерами крупного холдинга)
• Оформление по ТК РФ
• Высокий уровень профессионального и корпоративного взаимодействия
• Расширенная программа ДМС (после прохождения испытательного срока)
• Конкурентная заработная плата
• График работы 5/2 (с 10:00 до 19:00). Но необходимость быть на связи вне офиса
• Офис в Сити (башня Федерация)