Больше информации по резюме будет доступно после регистрации
ЗарегистрироватьсяКандидат
Женщина, 42 года, родилась 16 августа 1982
Новокузнецк, готова к переезду, не готова к командировкам
Где ищет работу
Новокузнецк
Все районыПомощник руководителя
25 000 ₽ на руки
Специализации:
- Секретарь, помощник руководителя, ассистент
Занятость: полная занятость
График работы: полный день
Опыт работы 13 лет 7 месяцев
Сентябрь 2012 — Сентябрь 2018
6 лет 1 месяц
ООО "ЭйТи Консалтинг"
Новокузнецк
Административный директор Обособленного подразделения
Планирование 1. Планирование деятельности обособленного подразделения, составление плана на год согласно целям и стратегии развития компании.
Аренда 1. Проведение анализа стоимости офисных помещений в регионе.
2. Проведение работ с рынком коммерческой недвижимости, поиск подходящих помещений для аренды/субаренды офиса (как самостоятельно, так и с привлечением сторонних агентов и агентств).
3. Организация рабочих мест сотрудников обособленного подразделения.
4. Проведение контроля по срокам и качеству выполнения строительных и отделочных работ, проводимых в офисе обособленного подразделения.
5. Отслеживание своевременности выставления и оплаты счетов по оплате за аренду помещения, парковку, коммунальные услуги обособленного подразделения.
Текущее обеспечение подразделения 1. Организация эксплуатации офисных помещений обособленного подразделения (клининг и эксплуатация).
2. Обеспечение надлежащего содержания офисных помещений обособленного подразделения.
3. Организация взаимодействия с эксплуатационными службами.
4. Взаимодействие с арендодателями и решение вопросов, связанных с арендой помещений обособленного подразделения.
5. Прием первичных бухгалтерских документов от поставщиков (счета. Акты, счета-фактуры, товарные накладные). Контроль над сроками и оплатой счетов согласно заключенным договорам.
6. Сопровождение договоров с компаниями-подрядчиками, поставщиками услуг.
7. Обеспечение обособленного подразделения канцелярскими товарами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями.
8. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей обособленного подразделения.
9. Обеспечение офисных помещений обособленного подразделения необходимой офисной мебелью, организация ее своевременного ремонта или полной замены.
10. Ведение зарплатного проекта.
11. Организация предоставление социального пакета для сотрудников обособленного подразделения – мобильная связь.
12. Проведение контроля курьерского и почтового обслуживания в обособленном подразделении.
13. Организация и контроль командировок сотрудников обособленного подразделения совместно с ассистентами и бизнес-ассистентами подразделений.
14. Участие в проведении инвентаризации обособленного подразделения.
Тендерная работа 1. 1. Поиск подрядных и торговых организаций, предоставляющих услуги и товары в сфере обеспечения офиса, согласно требованиям, принятым в Компании.
Отчетность 1. 1. Ведение внутренней отчетности обособленного подразделения, в т.ч. с привязкой по кодам проектов, принятых в Компании.
Корпоративные мероприятия 1. Анализ площадок проведения корпоративных мероприятий в регионе.
2. Составление бюджета на проведение корпоративного мероприятия обособленного подразделения.
3. Подготовка необходимых документов для заключения договоров на проведение корпоративных мероприятий.
4. Контроль проведения корпоративных мероприятий обособленного подразделения.
Бюджетирование 1. Составление бюджета обособленного подразделения в зоне своей ответственности.
2. Оптимизация расходных статей бюджета в зоне своей ответственности.
3. Предоставление отчета по плановому бюджету Административному директору.
Делопроизводство 1. Ежедневное сканирование текущий документов обособленного подразделение, отправка скан-копий в центральный офис.
2. Организация первичного кадрового делопроизводства при приеме сотрудников в обособленное подразделение.
Аренда 1. Проведение анализа стоимости офисных помещений в регионе.
2. Проведение работ с рынком коммерческой недвижимости, поиск подходящих помещений для аренды/субаренды офиса (как самостоятельно, так и с привлечением сторонних агентов и агентств).
3. Организация рабочих мест сотрудников обособленного подразделения.
4. Проведение контроля по срокам и качеству выполнения строительных и отделочных работ, проводимых в офисе обособленного подразделения.
5. Отслеживание своевременности выставления и оплаты счетов по оплате за аренду помещения, парковку, коммунальные услуги обособленного подразделения.
Текущее обеспечение подразделения 1. Организация эксплуатации офисных помещений обособленного подразделения (клининг и эксплуатация).
2. Обеспечение надлежащего содержания офисных помещений обособленного подразделения.
3. Организация взаимодействия с эксплуатационными службами.
4. Взаимодействие с арендодателями и решение вопросов, связанных с арендой помещений обособленного подразделения.
5. Прием первичных бухгалтерских документов от поставщиков (счета. Акты, счета-фактуры, товарные накладные). Контроль над сроками и оплатой счетов согласно заключенным договорам.
6. Сопровождение договоров с компаниями-подрядчиками, поставщиками услуг.
7. Обеспечение обособленного подразделения канцелярскими товарами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями.
8. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей обособленного подразделения.
9. Обеспечение офисных помещений обособленного подразделения необходимой офисной мебелью, организация ее своевременного ремонта или полной замены.
10. Ведение зарплатного проекта.
11. Организация предоставление социального пакета для сотрудников обособленного подразделения – мобильная связь.
12. Проведение контроля курьерского и почтового обслуживания в обособленном подразделении.
13. Организация и контроль командировок сотрудников обособленного подразделения совместно с ассистентами и бизнес-ассистентами подразделений.
14. Участие в проведении инвентаризации обособленного подразделения.
Тендерная работа 1. 1. Поиск подрядных и торговых организаций, предоставляющих услуги и товары в сфере обеспечения офиса, согласно требованиям, принятым в Компании.
Отчетность 1. 1. Ведение внутренней отчетности обособленного подразделения, в т.ч. с привязкой по кодам проектов, принятых в Компании.
Корпоративные мероприятия 1. Анализ площадок проведения корпоративных мероприятий в регионе.
2. Составление бюджета на проведение корпоративного мероприятия обособленного подразделения.
3. Подготовка необходимых документов для заключения договоров на проведение корпоративных мероприятий.
4. Контроль проведения корпоративных мероприятий обособленного подразделения.
Бюджетирование 1. Составление бюджета обособленного подразделения в зоне своей ответственности.
2. Оптимизация расходных статей бюджета в зоне своей ответственности.
3. Предоставление отчета по плановому бюджету Административному директору.
Делопроизводство 1. Ежедневное сканирование текущий документов обособленного подразделение, отправка скан-копий в центральный офис.
2. Организация первичного кадрового делопроизводства при приеме сотрудников в обособленное подразделение.
Июнь 2004 — Ноябрь 2011
7 лет 6 месяцев
Новокузнецк
Администратор
- планирование графика рабочих встреч руководителя
- выполнение работы по подготовке деловых встреч, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения)
- работа с телефоном (прием входящих звонков, переключение, консультации по телефону)
- работа с документацией
- формирование графика командировок и иных деловых поездок руководителя
- заключение договоров
- ведение переговоров
- работа с текущей информацией
- организация доведения указаний руководителя до непосредственных исполнителей
- контролирование исполнения указаний руководителя
- по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем
- координация взаимодействия офиса с головными офисами в Италии (ведение деловой переписки, координация контактов с итальянской стороной, координация согласования состава готовящихся к отгрузке клиентских заказов, работа с грузоперевозчиками на предмет обеспечения доставки грузов с товаром до Новокузнецка)
- обеспечение рабочего места руководителя и сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
- создание условий, способствующих эффективной работе
- выполнение отдельных служебных поручений руководителя
- управление материально-техническим снабжением и закупками организации
- работа с рекламой, формы и методы рекламных компаний
- в подчинение 12 сотрудников
- внешний вид сотрудника
- введение базы данных клиентов
- работа с персоналом (собеседование, прием-увольнение, кадровое делопроизводство)
- поиск, подбор персонала. Взаимодействие со СМИ, Кадровыми агентствами, интернет порталами
- мотивация и стимулирование персонала, оценка персонала, обучение и развитие персонала
- организация работы с персоналом по улудшению обслуживания в торговом зале
- устранение конфликных ситуаций с покупателями
- контроль и анализ выручки магазина
- анализ сезонных продаж
- контроль товародвижения в магазинах
- решение административных вопросов (внутренние проблемы магазина)
- подбор персонала собеседование
- контроль за ведением документации
- контроль за выкладкой товара в торговом зале
- повышение качественных и количественных показателей обслуживания
- контроль при составление заказов
- контроль остатков в магазине
- анализ товародвижения в магазинах
- соблюдение трудовой дисциплины сотрудников
- ведение личных дел, карточек формы Т2, трудовых книжек
- организация и контроль за составлением проектов должностных инструкций в соответствии со структурой предприятия
- анализ и оптимизации структуры. Ведение контрольного варианта штатного расписания
- составление графиков отпусков. Предоставление отпусков
- расчет з.платы сотрудникам
- ведение табеля рабочего времени
- контроль за ведением кассовой документации
- контроль за мед. книжками
- решение административно-хозяйственных вопросов, контроль технического состояния (заключение договоров с энерго и тепло- снабжением, с водоотведением, пожарная безопасность, телефон и интернет)
- разработка должностных инструкций, нормативных документов, актов, положений и пр.
- методическая работа по оформлению и работе с документами
- ведение и оформление документов по оплате труда (табель, платежные ведомости и т.д.).
Личные достижения:
- сформировала отдел кадров "с ноля": номенклатуру дел, личные дела, должностные инструкции всем, трудовые договора, дополнения и изменения к ним
- приведение делопроизводства в соответствие нормам и правилам
- разработка локальных нормативных актов предприятия (правила, положения, инструкции
- организовала документооборот внутри предприятия
- появление и расширение базы постоянных клиентов.
- выполнение работы по подготовке деловых встреч, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения)
- работа с телефоном (прием входящих звонков, переключение, консультации по телефону)
- работа с документацией
- формирование графика командировок и иных деловых поездок руководителя
- заключение договоров
- ведение переговоров
- работа с текущей информацией
- организация доведения указаний руководителя до непосредственных исполнителей
- контролирование исполнения указаний руководителя
- по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем
- координация взаимодействия офиса с головными офисами в Италии (ведение деловой переписки, координация контактов с итальянской стороной, координация согласования состава готовящихся к отгрузке клиентских заказов, работа с грузоперевозчиками на предмет обеспечения доставки грузов с товаром до Новокузнецка)
- обеспечение рабочего места руководителя и сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
- создание условий, способствующих эффективной работе
- выполнение отдельных служебных поручений руководителя
- управление материально-техническим снабжением и закупками организации
- работа с рекламой, формы и методы рекламных компаний
- в подчинение 12 сотрудников
- внешний вид сотрудника
- введение базы данных клиентов
- работа с персоналом (собеседование, прием-увольнение, кадровое делопроизводство)
- поиск, подбор персонала. Взаимодействие со СМИ, Кадровыми агентствами, интернет порталами
- мотивация и стимулирование персонала, оценка персонала, обучение и развитие персонала
- организация работы с персоналом по улудшению обслуживания в торговом зале
- устранение конфликных ситуаций с покупателями
- контроль и анализ выручки магазина
- анализ сезонных продаж
- контроль товародвижения в магазинах
- решение административных вопросов (внутренние проблемы магазина)
- подбор персонала собеседование
- контроль за ведением документации
- контроль за выкладкой товара в торговом зале
- повышение качественных и количественных показателей обслуживания
- контроль при составление заказов
- контроль остатков в магазине
- анализ товародвижения в магазинах
- соблюдение трудовой дисциплины сотрудников
- ведение личных дел, карточек формы Т2, трудовых книжек
- организация и контроль за составлением проектов должностных инструкций в соответствии со структурой предприятия
- анализ и оптимизации структуры. Ведение контрольного варианта штатного расписания
- составление графиков отпусков. Предоставление отпусков
- расчет з.платы сотрудникам
- ведение табеля рабочего времени
- контроль за ведением кассовой документации
- контроль за мед. книжками
- решение административно-хозяйственных вопросов, контроль технического состояния (заключение договоров с энерго и тепло- снабжением, с водоотведением, пожарная безопасность, телефон и интернет)
- разработка должностных инструкций, нормативных документов, актов, положений и пр.
- методическая работа по оформлению и работе с документами
- ведение и оформление документов по оплате труда (табель, платежные ведомости и т.д.).
Личные достижения:
- сформировала отдел кадров "с ноля": номенклатуру дел, личные дела, должностные инструкции всем, трудовые договора, дополнения и изменения к ним
- приведение делопроизводства в соответствие нормам и правилам
- разработка локальных нормативных актов предприятия (правила, положения, инструкции
- организовала документооборот внутри предприятия
- появление и расширение базы постоянных клиентов.
Навыки
Уровни владения навыками
Опыт вождения
Имеется собственный автомобиль
Права категории BВысшее образование
2004
Сибирский государственный индустриальный университет (СибГИУ)
Электротермических технологий, Стандартизация и сертификация
Знание языков
Гражданство, время в пути до работы
Гражданство: Россия
Разрешение на работу: Россия
Желательное время в пути до работы: Не имеет значения